Mettre une salle en location ne s’improvise pas. Les salles disponibles à la location appartiennent en effet à la catégorie des ERP, ou Etablissements Recevant du Public. Pour ouvrir sa salle à la location, et sauf reprise d’entreprise, tout exploitant doit préalablement demander une autorisation au maire de la commune sur laquelle elle se trouve. L’autorisation est ensuite donnée ou refusée en fonction des avis des commissions de sécurité et d’accessibilité sur les mesures de prévention et d’évacuation concernant les risques d’incendie et de panique.
Cette commission examine les plans et l’aménagement de la salle, et effectue des visites à l’improviste pour contrôler l’état des lieux. La demande d’autorisation d’ouverture doit intervenir au moins 1 mois avant l’ouverture prévue de la salle, en cas de travaux, de changement d’affectation ou après une fermeture de plus de 10 mois. Enfin, si la législation n’est vraiment pas respectée, le maire pourra adresser à l’exploitant une lettre de mise en demeure, l’enjoignant à mettre sa salle aux normes le plus rapidement possible.
Si votre salle nécessite des travaux, il vous faudra demander une autorisation particulière, différente de la procédure d’ouverture, et nécessitant elle aussi une autorisation du maire et un avis de la commission. Dans les deux cas cependant, la non-conformité de votre salle à la législation en vigueur sera susceptible d’entrainer la fermeture de la salle ou l’arrêt des travaux. Accueillir des événements dans votre lieu est une excellente opportunité, mais cela implique aussi quelques précautions pour protéger votre bien.
Préparer et sécuriser l’état des lieux avant la location
Un état des lieux bien documenté permet de constater l’état initial de votre lieu et de noter toute détérioration éventuelle après l’événement. Si votre lieu présente déjà des imperfections comme une fissure sur un mur ou une rayure sur un meuble, les noter avant l’événement permet d'éviter les conflits post événement. Si vous mettez à disposition du mobilier, du matériel technique ou un système audio, vérifier leur état avant et après permet d'éviter tout litige sur leur usage.
Un état des lieux efficace se déroule en deux étapes : avant et après l’événement. Avant d’accueillir un événement, il est essentiel de consigner l’état actuel de votre lieu. Prenez le temps de faire un tour complet des espaces qui seront utilisés et inspectez-les avec attention. Photographiez ou filmez chaque pièce en vous assurant que les images soient bien datées. Ces preuves visuelles sont précieuses en cas de désaccord ultérieur.
Procédure pour un état des lieux précis et efficace
Une fois ce document établi, présentez-le aux organisateurs avant l’événement et demandez-leur de le signer. Une fois l’événement terminé, il est important d’effectuer une nouvelle inspection pour comparer l’état du lieu avec celui qui avait été constaté auparavant. Reprenez vos photos ou votre document et vérifiez que rien n’a été détérioré. Examinez les murs, les sols et le mobilier pour repérer d’éventuelles traces, tâches ou dommages. Si vous constatez des anomalies, discutez-en immédiatement avec les organisateurs.
Il est toujours préférable de régler ces points sur place plutôt que d’attendre leur départ. Si aucune dégradation n’est relevée et que tout est conforme à l’état initial, vous pouvez alors signer ensemble l’état des lieux de sortie. Un état des lieux bien préparé vous permet de protéger votre bien tout en offrant une expérience sereine aux organisateurs.
Les éléments clés à vérifier lors de l’état des lieux
- Que vérifier dans l’état des lieux d’entrée ?
L’état des lieux d’entrée vous permet d’évaluer l’état de la salle que vous louez juste avant d’en prendre possession pour le temps contractuellement prévu. Attachez-vous à vérifier la qualité du ménage réalisé, le bon fonctionnement des lumières et des autres appareils électriques mis à votre disposition, le bon fonctionnement des toilettes et des points d’eau, la présence de défauts (éraflures, traces, etc.), ainsi que l’état du mobilier, etc. - Être précis pour anticiper les problèmes
Sur le document, notez les détails qui doivent être relevés et pour chaque élément loué, précisez « bon état, état moyen ou dégradé ». Veillez également à effectuer un inventaire des équipements. Au moment de rendre les clés du local loué, réalisez un état des lieux de sortie. Seules les différences avec l’état des lieux d’entrée seront à votre charge. - Réaliser ensemble l’état des lieux
Il est préférable de réaliser un état des lieux avec le propriétaire. Si ce n’est pas possible, notez tous les éléments qui vous semblent dégradés à votre entrée dans les lieux et téléphonez au propriétaire pour le lui signaler. S’il y a des problèmes importants, doublez votre appel d’une lettre recommandée avec avis de réception. Si vous endommagez quelque chose durant votre séjour, veillez à effectuer une réparation ou à remplacer l’objet cassé.
Que faire en cas de litige ou de problème après la location ?
En cas de litige sur la restitution de la caution, les articles 1217 et 1229 du Code civil encadrent les obligations du prestataire et permettent d’obtenir réparation en cas de faute. Il faut savoir que le montant de la caution varie selon le type d’événement et la valeur du lieu. D’un côté, la caution désigne une personne morale ou physique qui se porte garante, et de l’autre, le dépôt de garantie est une somme d’argent versée au loueur comme garantie contre d’éventuels dommages ou impayés.
Le montant précis, le délai de restitution et les modalités de retenue doivent être clairement indiqués dans le contrat de location. En cas de dommages, si le lieu n’est pas rendu dans un état satisfaisant, un constat est effectué, et des frais de nettoyage ou de réparation seront facturés. La responsabilité du bénéficiaire est engagée en cas de dépassement de la capacité d’accueil maximale, de stationnement des véhicules, ou si des activités dangereuses ou interdites sont menées dans la salle.
Respecter ces règles, notamment celles concernant la sécurité et l’hygiène, permet d’éviter les litiges et d’assurer le bon déroulement de votre événement. En cas de problème, il est conseillé de conserver toutes les preuves, notamment photos, vidéos et correspondances écrites, pour pouvoir défendre votre position efficacement.
#25 : Conseils pour réaliser un bon état des lieux- "La minute du propriétaire" by Visite & Co
Il est crucial de respecter toutes ces précautions pour garantir une location sereine et une gestion optimale de votre salle des fêtes, en évitant les surprises désagréables et en assurant la sécurité de tous les participants.