Invitation Outlook sans réponse : comprendre les options et gérer les notifications

Lorsqu’une invitation à une réunion Outlook reste sans réponse, plusieurs situations sont possibles : le destinataire n’a pas encore répondu, l’option « Ne pas envoyer de réponse » a été choisie, les réponses sont traitées automatiquement ou les notifications sont supprimées par les paramètres du compte.

Pour répondre à une invitation de réunion, cliquez sur le bouton RVP visible dans votre boîte de réception ainsi que dans le volet de visualisation. Trois autres boutons apparaissent pour vous permettre de répondre à l’organisateur pour lui indiquer si vous participerez ou non à la réunion : Oui, si vous êtes disponible, peut-être, si vous n’êtes pas sûr de pouvoir participer, et enfin non, si vous ne pouvez pas participer à la réunion.

Identifier une invitation Outlook en attente de réponse

Lorsque vous êtes invité à une réunion via Outlook, vous recevez une notification. Cette notification arrive dans votre boîte de réception de la même façon qu’un mail. Une icône vous indique qu’il s’agit d’une demande de réunion.

Dans le volet de visualisation, vous pouvez consulter le nom des participants à cette réunion. En dessous apparaît le message adressé par votre correspondant à propos de cette réunion. Ainsi que les informations de celles-ci, la date, l’heure et le lieu.

Outlook online vous indique également s’il existe ou non un conflit entre cette réunion et votre calendrier. Dans le cas où vous n’êtes pas disponible, Outlook vous propose d’afficher les conflits, ce qui vous permet de visualiser directement la réunion ou le rendez-vous que vous avez déjà planifié sur ces horaires.

Répondre à une invitation Outlook

Déroulez le menu de l’option de réponses qui vous convient et sélectionnez la façon dont vous souhaitez répondre à l’invitation.

Options de réponse

• Accepter.
• Provisoire.
• Refuser.

Options d’envoi

• Modifier la réponse avant l’envoi.
• Envoyer la réponse maintenant.
• Ne pas envoyer de réponse.

Vous avez la possibilité soit d’envoyer ou non une réponse à l’organisateur et d’y ajouter un message personnalisé. Pour notre exemple, nous allons accepter la réunion.

Lorsque vous envoyez votre réponse, le message disparaît de votre boîte de réception. Si vous vous rendez dans votre calendrier, la réunion apparaît bien à la date spécifiée. Vous pouvez alors l’ouvrir pour en consulter les détails.

Vous pouvez alors l’ouvrir pour en consulter les détails. Vous avez ici la possibilité de modifier votre réponse de cette façon, l’organisateur pourra suivre les différentes réponses que les participants lui ont envoyées.

Que signifie « Ne pas envoyer de réponse » ?

Le choix « Ne pas envoyer de réponse » permet de traiter l’invitation dans Outlook sans transmettre immédiatement une confirmation à l’organisateur. La réunion peut toutefois apparaître dans le calendrier selon l’action sélectionnée.

Si aucune réponse n’est visible par l’organisateur, cela peut donc venir du choix effectué dans les options d’envoi plutôt que d’un dysfonctionnement de l’invitation.

Proposer un nouvel horaire

Les options de réponses sont les suivantes : Provisoire et proposition d’un nouvel horaire. Refuser et proposer un nouvel horaire.

La proposition d’un nouvel horaire permet de signaler que le créneau initial ne convient pas tout en suggérant une autre disponibilité à l’organisateur.

Consulter ses disponibilités avant de répondre

Calendrier. Ouvre la fenêtre du calendrier pour vous permettre de consulter vos disponibilités.

Outlook online vous indique également s’il existe ou non un conflit entre cette réunion et votre calendrier. Dans le cas où vous n’êtes pas disponible, Outlook vous propose d’afficher les conflits, ce qui vous permet de visualiser directement la réunion ou le rendez-vous que vous avez déjà planifié sur ces horaires.

Pourquoi l’organisateur reçoit-il des notifications sans réponse visible ?

Il existe plusieurs types d’éléments Outlook que vous ne souhaitez peut-être pas voir dans votre boîte de réception, mais vous souhaitez toujours les suivre. Par exemple : Acceptations et refus de réunion, Confirmations de lecture, Accusés de réception, Réponses aux sondages.

Par défaut, Outlook traite automatiquement les réponses aux réunions et aux sondages afin que vous ne voyiez pas ces e-mails dans votre boîte de réception. Si Outlook ne les traite pas automatiquement ou si vous souhaitez désactiver le traitement automatique, procédez comme suit.

Paramètre de traitement automatique

Sélectionnez Options > de fichier > Courrier. Faites défiler jusqu’à la section Suivi.

Cochez la case Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages pour empêcher les réponses aux réunions et aux sondages d’apparaître dans votre boîte de réception, sauf si un participant a répondu avec un commentaire.

Toutes les autres demandes sont traitées automatiquement et l’invitation à la réunion d’origine est mise à jour pour afficher les informations de suivi.

Si vous décochez cette case, un message s’affiche dans votre boîte de réception pour la réponse de chaque participant.

Réduire les notifications de réponse aux invitations

La case Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages permet de contrôler l’apparition des réponses dans la boîte de réception de l’organisateur.

La vérification de la mise à jour automatique de l’élément d’origine envoyé avec les informations de reçu permet d’effectuer le suivi de tous les reçus de lecture et de remise pour les éléments que vous avez envoyés et vous permet de voir les status de ceux-ci en ouvrant le message que vous avez envoyé à partir de votre dossier Éléments envoyés.

Sélectionnez mettre à jour les informations de suivi, puis supprimez les réponses qui ne contiennent pas de commentaires case activée zone pour mettre à jour la demande de réunion d’origine avec la réponse status, puis supprimez toutes les réponses qui ne contiennent pas de commentaires.

Confirmations de remise et de lecture

Cochez la case Confirmation de remise confirmant que le message a été remis au serveur de messagerie du destinataire et la confirmation de lecture confirmant que le destinataire a affiché les boîtes de message demandant un accusé de réception et un accusé de lecture, respectivement, pour tous les messages que vous envoyez.

Vous pouvez choisir l’un des trois comportements par défaut lorsque quelqu’un vous envoie un message avec une confirmation de lecture :

• Toujours envoyer un accusé de lecture.
• N’envoyez jamais de confirmation de lecture.
• Demander à chaque fois s’il faut envoyer un accusé de lecture.

Invitation envoyée depuis le calendrier d’une autre personne

Lorsqu’une invitation est envoyée pour le compte d’une autre personne, les notifications peuvent dépendre du paramétrage du compte propriétaire du calendrier, des autorisations déléguées et du fonctionnement de la liste de diffusion utilisée.

Le fait d’envoyer une invitation à une mailing list avec beaucoup d’adresses mail peut également rendre le suivi des réponses moins lisible, puisque les réponses peuvent être générées par plusieurs destinataires et traitées selon leurs propres paramètres Outlook.

La case « demander une réponse » peut être décochée dans les options de réponse. Lorsque ce paramètre est désactivé, les participants ne sont pas invités à transmettre une réponse à l’organisateur dans le fonctionnement habituel de la demande de réunion.

En revanche, sachez, que vous pouvez surement faire une règle de transport {au niveau organisation}, qui pourrait supprimer les réponses des invitations, pour qu’elles ne rentrent pas dans sa boite.

Modifier une réunion sans demander une nouvelle réponse

Vous souhaitez modifier une réunion Outlook sans que les participants aient à répondre à nouveau sur leur présence ?

Vous avez programmé une réunion à laquelle vous avez invité plusieurs participants. Tous ont répondu sur leur présence. Vous souhaitez désormais modifier certains éléments de votre invitation (lieu, corps de texte ou autre), mais cela remet à zéro les réponses et chacun doit répondre à nouveau.

Afin d’éviter cela, vous pouvez configurer les options de réponses. Dans le menu Réunion, cliquez sur Options de réponse. Décochez Demander une réponse.

Ainsi les participants recevront une mise à jour sans avoir à répondre à nouveau.

Attention : Si des invités répondent après avoir changé le paramètre, vous n’en saurez pas notifié et ne le verrez pas non plus dans le suivi (tracking).

A partir de ce même menu, vous pouvez empêcher les participants de proposer un nouvel horaire. Si vous êtes sur un serveur exchange, vous pouvez aussi empêcher le transfert de la réunion.

Quand une invitation reste sans réponse

Si une invitation Outlook reste sans réponse, vérifiez d’abord que la demande apparaît bien dans la boîte de réception ou dans le calendrier. Ouvrez ensuite l’invitation afin de consulter la date, l’heure, le lieu, le message de l’organisateur et les éventuels conflits.

Pour répondre, sélectionnez Oui, peut-être ou non, puis choisissez entre Modifier la réponse avant l’envoi, Envoyer la réponse maintenant ou Ne pas envoyer de réponse.

Si vous êtes l’organisateur et que les réponses ne sont pas visibles dans votre boîte de réception, vérifiez le paramètre Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages ainsi que les options de mise à jour des informations de suivi.

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