Comment faire une invitation pour venir en Belgique : conditions, démarches et modèle de lettre

Pour inviter une personne en Belgique, il faut rédiger une lettre d’invitation précisant l’identité de l’invitant et de la personne invitée, le motif du séjour, ses dates, son adresse d’hébergement et les conditions de sa prise en charge. Selon la situation, l’invité devra également fournir un formulaire de demande de visa, un passeport valable, une assurance voyage, la preuve de moyens financiers suffisants et la preuve qu’il quittera la Belgique à l’expiration de son visa.

Vous pouvez venir en Belgique pour maximum 3 mois en demandant un "visa court séjour", appelé "visa touristique". La plupart des étrangers non-européens ont besoin d'un visa pour entrer dans l'espace Schengen, et donc en Belgique. Vous pouvez demander ce visa pour différentes raisons : vacances, visites familiales, soins, affaires, etc.

Dans quels cas faut-il rédiger une invitation pour la Belgique ?

La lettre d'invitation Document rédigé par celui ou celle qui invite et dont la signature sera légalisée aux guichets. Celui-ci doit comporter les coordonnées complètes de la partie invitante et celles de la partie invitée, l'objet, la durée et les conditions du séjour, etc.

Les raisons de votre séjour et leur preuve (par exemple, une lettre d'invitation de votre hôte, l'invitation d'une entreprise si vous partez pour des raisons professionnelles, etc.)

Pour vous rendre en Belgique dans le cadre d'un voyage d'affaires, vous aurez besoin d'un visa de court séjour de type C - visa d'affaires. Ceci concerne les voyages d'une durée maximale de 90 jours.

Qui peut inviter une personne en Belgique ?

Votre invitant français peut être un membre de votre famille, un ami, ou votre partenaire par exemple.

Donnez des informations sur votre situation personnelle (votre emploi, votre niveau de rémunération, votre lieu de résidence). Décrivez la situation du demandeur de visa (son activité professionnelle, son salaire, son lieu d’habitation dans son pays d’origine).

Où introduire la demande de visa ?

La demande de visa s'effectue auprès du poste diplomatique belge du pays d'origine. La commune n'est donc pas compétente pour ce type de demande.

Pour obtenir ce visa, vous devez vous adresser à l'ambassade ou au consulat belge de votre pays d'origine.

Vous pouvez introduire la demande de visa au plus tôt 3 mois avant la date effective de votre voyage.

Documents à joindre à une invitation pour la Belgique

Informations concernant l’invitant

Commencez par inclure toutes vos informations personnelles en haut de la lettre. Cela comprend :

• Nom et prénom : Assurez-vous que votre nom est écrit de manière identique à celui sur vos documents officiels.
• Adresse postale : Indiquez votre adresse complète.
• Numéro de téléphone : Un numéro de contact valide où vous pouvez être joint facilement.
• Adresse email : Une adresse email que vous consultez régulièrement.

Informations concernant la personne invitée

La lettre doit comporter les coordonnées complètes de la partie invitante et celles de la partie invitée, l'objet, la durée et les conditions du séjour, etc.

Donnez des informations sur la situation du demandeur : son activité professionnelle, son salaire, son lieu d’habitation dans son pays d’origine.

Justificatifs concernant l’invitant

Assurez-vous de mentionner que toutes les pièces justificatives nécessaires sont incluses avec la lettre d'invitation. Cela peut inclure :

• Copie de votre passeport
• Preuve de votre emploi et de vos revenus
• Preuve de résidence

Indiquez votre emploi actuel, votre ancienneté et votre salaire mensuel pour démontrer votre capacité à subvenir aux besoins du visiteur.

Justificatifs concernant le séjour

Indiquez où le demandeur sera hébergé pendant son séjour et qui prendra en charge les dépenses.

L'adresse de l'endroit ou vous séjournerez.

Une assurance maladie en voyage.

La preuve du paiement des droits de visa.

Hébergement et prise en charge financière

Le certificat d'hébergement Document destiné à héberger de manière temporaire une ou plusieurs personnes en vue d'un court séjour en Belgique.

L'engagement de prise en charge Démarche qui vise la prise en charge financière d'une personne étrangère lors de son séjour en Belgique. La personne garante doit disposer de moyens de subsistance personnels suffisants.

Si vous n'avez pas assez de revenus, vous devez avoir un engagement de prise en charge (annexe 3bis) d'une personne se trouvant en Belgique.

Vous devez disposer d'un minimum de 95 EUR/jour si vous vivez à l'hotel ou de 45 EUR/jour si vous êtes hébergé chez un particulier.

Les revenus du garant doivent être égaux ou supérieurs à 120% du RIS. Vous trouverez plus d'informations dans la brochure d'information à l'attention du garant sur le site de l'Office des étrangers.

Votre voyage en Belgique peut être financé par votre entreprise d'origine ou par l'entreprise que vous visitez en Belgique. Les détails de celui-ci doivent être mentionnés dans la lettre d'invitation.

Documents administratifs pouvant être demandés par la commune

Cependant, si le poste diplomatique sollicite les documents repris ci-dessous et pour autant que vous ayez votre résidence principale à Namur, vous devrez vous présenter aux guichets de l'Espace Citoyen afin d'accomplir les formalités nécessaires à leur obtention.

• L'engagement de prise en charge
• Le certificat d'hébergement
• La lettre d'invitation

Lettre d'invitation : 2€

Certificat d'hébergement : Gratuit

Engagement de prise en charge : 20€

Contenu recommandé de la lettre d’invitation

1. Coordonnées de l’invitant

Commencez par inclure toutes vos informations personnelles en haut de la lettre. Cela comprend :

• Nom et prénom
• Adresse complète
• Numéro de téléphone
• Adresse email

2. Coordonnées de l’ambassade ou du consulat

Ensuite, ajoutez les coordonnées de l'ambassade ou du consulat du pays d'origine du demandeur. Mentionnez l'adresse complète et à l'attention du service des visas.

3. Objet de la lettre

Indiquez clairement l'objet de votre lettre. Par exemple : Objet : Lettre d'invitation pour visa touristique pour [Nom du demandeur]

4. Motif et durée du séjour

Dans l'introduction, expliquez brièvement pourquoi vous écrivez cette lettre. Précisez le lien entre vous et le demandeur de visa ainsi que les dates prévues du séjour.

La lettre d’invitation pour un visa en France est un document qui détaille le projet et les dates du séjour de manière factuelle. L’objectif est de pouvoir expliquer à l’Ambassade de France le motif de votre entrée en France. C’est à votre invitant d’écrire cette lettre, la nature des liens qui vous unissent doit être expliquée (frère, soeur, mère, père, compagnon, ami, etc…).

5. Hébergement et dépenses

Durant son séjour, [demandeur de visa] sera hébergé(e) au sein de mon logement, bien entendu je prendrai en charge financièrement l’ensemble de ses dépenses.

Votre emploi et revenus : Mentionnez votre emploi actuel, votre ancienneté et votre salaire mensuel pour démontrer votre capacité à subvenir aux besoins du visiteur.

6. Pièces justificatives

Nous avons fourni l’ensemble des pièces justificatives pour la demande de visa.

Assurez-vous de mentionner que toutes les pièces justificatives nécessaires sont incluses avec la lettre d'invitation.

7. Date et signature

Signez la lettre : Une signature manuscrite est essentielle pour valider votre lettre d'invitation.

Nous conseillons à l’invitant de signer la lettre à la main, et de joindre une photocopie de son passeport.

Modèle de lettre d’invitation pour venir en Belgique

Prénom et nom de l’invitant

Adresse postale

Numéro de téléphone

Courriel

Ambassade de Belgique du pays d’origine

Adresse complète

À l’attention du service des visas

Fait à [indiquer la ville] le [jour/mois/année]

OBJET : Lettre d'invitation pour un visa de court séjour en Belgique

Madame, Monsieur,

Je vous écris pour inviter [Nom et prénom du demandeur], mon/ma [relation : mère, père, frère, sœur, partenaire, ami(e)], à me rendre visite en Belgique du [date d’arrivée] au [date de départ], soit pour une durée de [nombre de jours].

Pour me présenter, je suis [votre prénom et nom], je réside à [adresse complète du domicile].

Durant son séjour, [nom du demandeur] sera hébergé(e) à mon domicile situé à [adresse complète de l’hébergement].

Ma situation est la suivante : je suis de nationalité [nationalité] et je travaille en tant que [votre emploi] depuis [ancienneté du poste occupé] auprès de [nom de la société]. Mon salaire mensuel est de [montant].

Je [prendrai / ne prendrai pas] en charge les dépenses de [nom du demandeur] pendant son séjour. Les dépenses concernées sont les suivantes : [hébergement, nourriture, transport, assurance ou autres dépenses].

[Nom du demandeur] réside à [adresse dans le pays d’origine] et travaille en tant que [activité professionnelle]. Son salaire mensuel est de [montant].

Le motif de son séjour est le suivant : [visite familiale, visite privée, tourisme, participation à un événement ou autre motif].

Nous avons fourni l’ensemble des pièces justificatives pour la demande de visa.

Je suis à votre disposition pour toute information complémentaire. En vous remerciant par avance pour votre attention, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Votre signature manuscrite]

[Votre nom et prénom]

Modèle adapté à une visite familiale ou privée

Madame, Monsieur,

Je vous écris pour inviter [Nom et prénom du demandeur], mon/ma [mère, père, frère, sœur, partenaire ou ami(e)], à me rendre visite en Belgique du [date d’arrivée] au [date de départ], soit pour une durée de [nombre de jours] au sein de l’espace Schengen.

La raison de ce séjour est [rendre visite à un membre de la famille, assister à un mariage, rendre visite à un ami ou autre raison précise].

Durant son séjour, [nom du demandeur] sera hébergé(e) au sein de mon logement situé à [adresse complète].

Ma situation est la suivante : je suis [votre nationalité] et je travaille en tant que [votre emploi] depuis [ancienneté du poste occupé]. Mon salaire mensuel est de [montant].

La situation du demandeur est la suivante : il/elle réside à [adresse complète dans le pays d’origine], travaille en tant que [profession] et perçoit un salaire mensuel de [montant].

Je joins à cette lettre les documents justifiant mon identité, mon emploi, mes revenus et mon lieu de résidence.

[Nom du demandeur] joindra les documents relatifs à sa situation personnelle, professionnelle et financière ainsi que les justificatifs de son retour dans son pays d’origine.

Je suis à votre disposition pour toute information complémentaire et je tiens à vous remercier de votre bienveillance quant à l'accomplissement de ce projet de séjour.

[Signature manuscrite]

Invitation pour un voyage d’affaires

Un visa d'affaires belge est destiné aux personnes qui souhaitent s'engager dans des activités liées aux affaires en Belgique. Par conséquent, si vous souhaitez assister à une réunion ou à une conférence, effectuer des ventes, établir des relations, etc., vous devrez obtenir un visa d'affaires pour la Belgique.

Pour un visa d'affaires, vous devrez fournir l'un des éléments suivants :

• Une lettre d'invitation d'une organisation belge qui requiert votre présence, ou
• Une lettre de votre employeur détaillant le but de votre voyage

Cette lettre d'invitation doit provenir de l'entreprise que vous avez l'intention de visiter en Belgique. La lettre doit être sur papier à en-tête officiel contenant l'adresse complète et les coordonnées de l'entreprise. Il doit également contenir les dates de votre visite dans cette entreprise.

Vous devrez soumettre une lettre de votre employeur indiquant l'objet de votre visite en Belgique. La lettre doit être sur le papier à en-tête officiel de l'entreprise. La lettre doit également indiquer que votre entreprise approuve votre congé pendant votre période de visite en Belgique.

Votre voyage en Belgique peut être financé par votre entreprise d'origine ou par l'entreprise que vous visitez en Belgique. Les détails de celui-ci doivent être mentionnés dans la lettre d'invitation.

Documents professionnels complémentaires

• Relevé bancaire d'entreprise : Vous devrez soumettre les relevés bancaires de votre entreprise pour les 6 derniers mois.
• Acte constitutif et statutaire : Il est enregistré auprès des sociétés par actions. Si disponible, vous devrez soumettre une copie certifiée conforme.
• Licence commerciale : Vous devrez soumettre la licence commerciale de votre entreprise. Une copie de la licence originale, ainsi que la licence actuellement renouvelée, doivent être soumises.

Conditions d’éligibilité pour un court séjour

• Vous devez être citoyen du pays à partir duquel vous postulez
• Vous devez avoir une raison professionnelle valable pour visiter la Belgique, comme développer votre entreprise, assister à des conférences, etc.
• Vous devez avoir un passeport valide au moins 6 mois à compter de la date prévue de votre voyage.

Vous devez déposer un formulaire de demande de visa.

Vous devez présenter un passeport valable jusqu'à au moins 3 mois après la date prévue de votre retour au pays (ou un document de voyage équivalent).

Vous devez fournir la preuve de moyens de subsistance suffisants pour la durée du séjour et pour le retour dans le pays de provenance.

Vous devez fournir la preuve que vous allez quitter la Belgique à l'expiration de votre visa, par exemple : vous avez un billet aller-retour; vous avez un travail; vos enfants vivent dans votre pays d'origine; vous avez d'autres intérêts à l'étranger.

Visa de type C et autres catégories de visa

Le visa dont vous aurez besoin dépendra du motif et de la durée de votre séjour.

Pour vous rendre en Belgique dans le cadre d'un voyage d'affaires, vous aurez besoin d'un visa de court séjour de type C - visa d'affaires. Ceci concerne les voyages d'une durée maximale de 90 jours.

Le visa d'affaires et le visa touristique pour la Belgique ont des coûts, des exigences et des procédures similaires. La principale différence entre les deux est que, pour un visa d'affaires, vous devrez fournir une lettre d'invitation d'une organisation belge qui requiert votre présence, ou une lettre de votre employeur détaillant le but de votre voyage.

Preuve de ressources financières

Vous pouvez soumettre l'un ou l'autre des documents suivants comme preuve de vos ressources financières :

• 3 derniers bulletins de salaire
• Relevés bancaires des 3 derniers mois
• Documents fiscaux

La preuve de moyens de subsistance suffisants doit couvrir la durée du séjour et le retour dans le pays de provenance.

Délais et calendrier de la demande

Vous pouvez soumettre votre demande de visa au plus tôt 3 mois avant la date de votre visite prévue.

Idéalement, vous devriez soumettre votre demande de visa au moins un mois avant la date prévue de votre voyage en Belgique. Il est préférable de faire sa demande de visa au moins trois semaines et au plus trois mois avant la date de voyage, afin d'éviter tout risque.

Le visa sera traité dans environ 10-15 jours ouvrables pour une demande standard. Cependant, en fonction de divers autres facteurs, cela peut prendre jusqu'à 30 jours.

Si le dossier est complet, il est envoyé dans les 15 ou 30 jours à l’Office des étrangers (OE), qui décide d’octroyer ou non le visa.

En règle générale, les personnes qui se rendent en Belgique pour affaires effectuent généralement plusieurs voyages dans le pays. Si vous le faites, vos demandes ultérieures seront traitées plus rapidement.

Démarches après l’arrivée en Belgique

Après votre arrivée en Belgique, vous devez vous présenter à la commune de votre lieu de résidence dans les 3 jours ouvrables de votre arrivée, le samedi ne compte pas.

Vous recevez alors une "déclaration d’arrivée". C'est la preuve de votre inscription à la commune.

La déclaration d'arrivée n'est pas obligatoire si vous résidez à l'hôtel.

Si vous ne faites pas votre déclaration d’arrivée à la commune, vous risquez une sanction administrative entre 26 et 500 EUR. En pratique, la commune délivre très rarement ces amendes.

Personnes exemptées de l’obligation de visa C

Vous devez déclarer votre arrivée sur le territoire dans les trois jours ouvrables :

• soit par le biais de la plateforme « Mon adresse en Belgique »
• soit en nous envoyant un mail à l’adresse suivante : en mentionnant en objet : « déclaration d’arrivée + Nom et Prénom(s) + votre adresse de résidence sur Anderlecht » et en annexant en copie de votre courriel :
• la page reprenant les données à caractère personnel de votre passeport national en cours de validité ;
• toutes les autres pages de votre passeport qu’elles soient vierges ou non.

Titulaires d’un visa C

Vous devez déclarer votre arrivée sur le territoire dans les trois jours ouvrables.

• la page reprenant les données à caractère personnel de votre passeport national en cours de validité ;
• toutes les autres pages de votre passeport qu’elles soient vierges ou non;
• la copie de votre visa C.

Membres de la famille d’un citoyen de l’Union européenne

Vous devez déclarer votre présence sur le territoire dans les dix jours ouvrables.

• la page reprenant les données à caractère personnel de votre passeport national en cours de validité ;
• toutes les autres pages de votre passeport qu’elles soient vierges ou non ;
• le cas échéant, la copie de votre visa C « BNL 11 » ;
• le cas échéant, la copie de votre carte de séjour délivrée dans un autre Etat membre de l’UE.

En fonction de votre situation administrative, la commune ou l’Office des étrangers, après remise d’une instruction, vous délivrera un document intitulé « Déclaration d’arrivée » ou « Déclaration de présence » dont la durée varie en fonction des documents que vous avez présenté, passeport national, visa, déclaration sur l’honneur, etc.

Prolongation d’un court séjour

Aucune prolongation n'est autorisée. Votre demande de prolongation de visa sera très probablement refusée dans des circonstances normales.

Elle pourrait toutefois être acceptée dans certains cas, notamment en cas d'admission tardive, pour des raisons humanitaires, en cas de circonstances imprévues dans votre pays d'origine ou pour des raisons personnelles ou médicales impérieuses.

En cas d’impossibilité de quitter le territoire à l’issue de l’expiration de votre déclaration d’arrivée ou de présence, vous avez la possibilité de demander la prolongation de votre court séjour.

Vous pouvez déposer votre demande de prolongation auprès de l'autorité compétente en matière de visas en Belgique. Vous devrez rester en Belgique pendant le traitement de votre demande.

Pour ce faire, vous devez envoyer un mail à l’adresse suivante : en mentionnant en objet : « demande de prolongation d’un court séjour + Nom et Prénom(s)» et en annexant en copie de votre courriel :

• Une copie complète du passeport et du visa éventuel, le passeport doit encore être valable 3 mois après la date de départ envisagée;
• Une copie de votre déclaration d’arrivée, de votre déclaration de présence ou l’accusé de réception reçu via « Mon adresse en Belgique »;
• Eventuellement, une copie du titre de séjour dans un autre Etat membre de l’UE ;
• Une copie du billet d’avion de retour s’il existe ;
• Le cas échéant, une autorisation parentale du/de(s) parent(s) absent(s) ou du tuteur légal ou un jugement attestant de la garde exclusive ;
• La preuve d’une assurance voyage Schengen valable pour la durée du séjour supplémentaire et couvrant un minimum de 30 000 euros ;
• Tout autre document justifiant une force majeure, des raisons humanitaires ou des raisons personnelles graves à l’origine de l’empêchement de quitter la Belgique ;
• Une lettre expliquant la situation.

En fonction de votre situation administrative, la commune transmettra votre dossier à l’Office des étrangers pour la remise d’une décision quant à votre demande de prolongation du court séjour.

Changement du motif du séjour ou du visa

Vous ne pourrez pas modifier ultérieurement le motif de votre visite, car cela ne sera pas admissible.

Non, votre visa Schengen d'affaires ne peut être converti en un autre type de visa. Votre séjour est de courte durée et vous devez quitter le pays dès qu'il sera terminé.

Si, pour une raison quelconque, vous devez absolument soit changer le but de votre visite, soit obtenir une prolongation, vous devrez soumettre une nouvelle demande.

Toutefois, une fois de retour dans votre pays d'origine, vous pourrez solliciter un autre visa auprès des autorités belges.

Que faire en cas de refus du visa ?

Si la réponse est négative, vous pouvez introduire un recours au Conseil du contentieux des étrangers.

Si l'Office des étrangers (OE) refuse votre demande de visa, vous pouvez introduire un recours auprès du Conseil du contentieux des étrangers (CCE).

Conseils pour éviter les erreurs

• Soyez précis : Mentionnez les dates de séjour, l'adresse d'hébergement et les informations financières de manière claire et précise.
• Vérifiez les détails : Assurez-vous que toutes les informations, y compris les noms et les dates, sont correctes et cohérentes avec les documents justificatifs.
• Signez la lettre : Une signature manuscrite est essentielle pour valider votre lettre d'invitation.

Écrire une lettre d'invitation pour une demande de visa touristique peut sembler intimidant, mais avec quelques conseils clairs et précis, vous pouvez aisément rédiger une lettre convaincante.

En suivant ces conseils, vous augmenterez les chances que votre lettre d'invitation soit prise en compte favorablement par l'ambassade ou le consulat.

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