Idées de planning pour chef de table : organiser efficacement la salle et la cuisine

Un bon planning de restaurant permet d’assurer un service fluide, de limiter la fatigue des équipes, de maîtriser la masse salariale et de réduire les erreurs liées aux absences, aux disponibilités ou aux changements de dernière minute.

Pour construire un planning efficace, le chef de table doit coordonner les postes de salle et de cuisine dans une vue globale, affecter les bonnes compétences aux bons services, respecter les temps de repos et communiquer les horaires suffisamment à l’avance.

Les objectifs d’un planning de restaurant

En restauration, la gestion du planning de l’équipe est primordiale. Vos salariés doivent avoir le temps de se reposer, et ne pas être ni plus ni moins nombreux que nécessaire. Vous devez également suivre les absences et les disponibilités éventuelles de chacun.

Si l’emploi du temps de chacun est parfaitement défini, c’est un service mieux organisé, une masse salariale maîtrisée et du temps de gagné. Un planning clair et bien construit vous aide à assurer un service fluide, à limiter la fatigue des équipes et à réduire le risque d’erreurs sur la paie ou le temps de travail.

À l’inverse, un planning approximatif se traduit vite par du stress, du turnover et des coûts cachés. De bonnes pratiques permettent d’éviter les heures supplémentaires, de réduire le taux de roulement du personnel, d’augmenter la satisfaction des salariés et même de réduire l’absentéisme.

1. Choisir le bon modèle de planning

Lorsqu’il est question de créer un modèle de planning, il existe (presque) une infinité de façons de faire. Par exemple :

• Le planning fixe;
• Le planning rotatif;
• Le planning temps plein et le planning temps partiel;
• Le planning de semaine et le planning de fin de semaine;
• Le planning hebdomadaire;
• Le planning mensuel.

Le planning fixe

Certains restaurants préfèrent utiliser un planning fixe créé selon l’achalandage de l’établissement. Il s’agit d’une solution qui peut être intéressante pour les établissements de restauration qui roulent depuis longtemps et connaissent très bien les habitudes de leurs clients.

Cela permet aussi aux salariés d’avoir un planning stable et de savoir toujours à quoi s’attendre. Pour certains salariés, avoir un planning fixe peut sembler manquer de flexibilité, surtout pour ceux à temps partiel ou les jeunes encore aux études, par exemple.

Le planning rotatif

Le planning rotatif, ou le planning en rotation, peut prendre plusieurs formes, par exemple :

• Alterner les salariés qui travaillent la fin de semaine;
• Avoir un planning en rotation sur 2,3 ou même 4 semaines;
• Alterner entre des plages horaires du matin, du midi et du soir.

Le but d’instaurer un planning en rotation est simplement de s’assurer que ce ne sont pas toujours les mêmes salariés qui travaillent pendant les mêmes services. Ainsi, tous les membres de l’équipe deviennent à l’aise de faire n’importe quelle tâche, que ce soit l’ouverture ou la fermeture du restaurant, par exemple.

Dans le secteur de la restauration, on applique généralement un système de rotation des équipes d’une semaine à l’autre. Ces plannings horaires rotatifs permettent d’assurer l’équité des conditions de travail entre chaque employé et offrent une plus grande flexibilité pour s’adapter aux éventuels aléas.

Le planning hebdomadaire ou mensuel

Certains managers préfèrent y aller selon la semaine ou le mois qui vient. Ainsi, le planning des salariés varie toujours tout dépendant des besoins de l’entreprise.

Pour les restaurants, cela peut être pratique lorsque l’achalandage varie grandement pendant l’année. Par contre, cela veut aussi dire que les salariés n’auront pas nécessairement d’heures garanties. Leur paie pourrait donc varier pendant l’année.

Le planning modulé

Le planning modulé : Les horaires varient en fonction des pics d’activité prévus (saisons, événements). Il offre de la flexibilité à l’employeur mais exige une communication claire et le respect des délais de prévenance.

Le choix du modèle dépend de la structure de votre établissement et doit être clairement communiqué à l’équipe.

Comment choisir la méthode adaptée

Pour choisir le modèle de planning qui convient à votre restaurant, vous devez prendre quelques minutes pour évaluer vos besoins. Posez-vous quelques questions, par exemple :

• Avez-vous beaucoup de salariés à temps partiel ?
• Est-ce que votre achalandage varie grandement ?
• Quelles sont les lois à respecter en ce qui concerne le planning et les contrats de travail de vos salariés ?
• Combien de temps voulez-vous consacrer à la gestion de plannings ?

Une fois vos besoins identifiés, il sera beaucoup plus facile de choisir la méthode qui vous convient. Et n’oubliez jamais : vos méthodes de gestion ne doivent pas être coulées dans le béton. Vous pouvez ajuster vos façons de faire au besoin.

2. Recenser les postes et les missions

Dans un établissement de restauration, chaque poste joue un rôle essentiel, mais pas nécessairement au même moment. Une répartition claire des tâches facilite la définition de qui fait quoi, et quand.

Voici les postes à planifier dans le cadre de votre gestion restaurant :

• Manager(s)
• Chef(s)
• Plongeur(s)
• Serveur(s) / chef(s) de rang
• Commis
• Barman
• Hôte(s) d'accueil

Les postes à inclure dans ce planning sont les serveurs, les barmans, le plongeur, le manager et les cuisiniers.

La cuisine et la salle ne fonctionnent pas au même rythme. La cuisine démarre tôt (8h-9h pour les mises en place), monte en pression pendant le service et redescend après le dernier envoi. La salle démarre plus tard (10h30-11h), gère le flux clients pendant le service et termine après le départ du dernier client (nettoyage, clôture de caisse).

Les missions à intégrer au planning

Les missions et tâches principales à accomplir incluent :

• Gestion des stocks et commandes
• Gestion et déchargement des livraisons
• Nettoyage et entretien de la cuisine
• Gestion des réservations
• Accueil des clients
• Service en salle
• Entretien de la salle

Voici une liste non exhaustive des fonctions et des tâches à réaliser pour faire tourner un restaurant :

• Nettoyage et entretien de la cuisine et de la salle (sol, mobilier, réchauds, stands…) ;
• Laverie ;
• Gestion des réservations et accueil des clients ;
• Prise des commandes ;
• Mise en place ;
• Service en salle ;
• Gestion des encaissements ;
• Préparation des plats en cuisine ;
• Plonge ;
• Gestion du bar s’il y a lieu ;
• Réception et déchargement des livraisons ;
• Gestion des stocks et inventaire ;
• Administratif.

Pour chaque mission, rédigez un descriptif concis et estimez le temps nécessaire pour la réaliser ainsi que sa fréquence (quotidienne, hebdomadaire, par service). Répartissez ensuite les missions en fonction de chaque poste et évaluez le temps de travail requis pour définir vos besoins en effectifs.

Calculez ensuite le temps à allouer, chaque jour, à chacune de ces tâches. De cette façon, vous serez certain de couvrir les besoins réels et de ne pas sous-estimer ni surestimer le besoin en main-d’œuvre.

Rédiger des fiches de poste

Il convient ensuite de rédiger, pour chaque fonction, une fiche de poste claire et concise, pour permettre à chaque membre du personnel de savoir exactement ce qu’il doit faire.

Ces fiches doivent notamment mentionner :

• le titre du poste (ex : commis de salle) ;
• la mission principale (ex : assurer le service en salle) ;
• les activités liées à la fonction (assurer le nettoyage et l’entretien du restaurant, réaliser la mise en place des tables, apporter les menus, prendre les commandes…) ;
• les conditions de travail ;
• les éventuelles exigences du poste…

Attribuez un poste à chaque collaborateur en tenant compte de ses qualifications. Certains employés peuvent occuper plusieurs fonctions simultanément.

Une définition claire des missions garantit l’équilibre personnel de chacun et l’efficacité collective. Cela évite le sous-effectif comme le sureffectif.

3. Construire un planning unique pour la cuisine et la salle

Il n’y a pas vraiment de raison de séparer le planning des cuisiniers, des serveurs, de l’équipe du bar, etc. Il est vraiment plus simple de les regrouper au même endroit afin d’avoir un meilleur aperçu de la planification liée à la main-d’œuvre de toute l’entreprise.

Planifier l’une sans l’autre, c’est garantir des plats qui attendent au passe ou des clients qui attendent leur commande. Le planning d’un restaurant doit être conçu comme un système unifié, même si chaque équipe a ses propres contraintes.

Si vous gérez cuisine et salle dans deux tableaux Excel séparés, vous perdez la vue d’ensemble. Vous ne voyez pas qu’il y a 6 personnes en salle pour un vendredi soir mais seulement 2 en cuisine. Ou l’inverse.

De plus, cela vous permettra notamment d’évaluer les coûts de main-d’œuvre à prévoir. Évitez donc d’utiliser plusieurs documents pour faire le planning des différents départements.

Regrouper tous vos salariés dans votre outil de création et de planification des plannings vous permettra aussi d’éviter les erreurs. Il peut s’agir d’une bonne pratique à adopter pour les restaurants qui ont des salariés qui peuvent accomplir plusieurs rôles.

Ainsi, vous serez certains de ne pas les avoir mis à deux postes différents lors d’un même service, par exemple.

La brigade de cuisine

La cuisine traditionnelle fonctionne selon une hiérarchie précise, héritée du système Escoffier :

• Chef de cuisine : responsable de toute la production. Crée les menus, supervise les envois, gère les commandes fournisseurs. Présent aux deux services dans la plupart des restaurants
• Sous-chef : second du chef. Prend le relais quand le chef est absent. Supervise la mise en place et coordonne les postes pendant le service
• Chefs de partie : responsables d’un poste spécifique (chaud, froid, pâtisserie, garde-manger). Dans les petites brigades, un même cuisinier cumule plusieurs postes
• Commis : cuisiniers en formation qui assistent les chefs de partie. C’est le niveau d’entrée en cuisine
• Plongeur : poste essentiel, souvent sous-estimé. Sans plonge qui tourne, la cuisine s’arrête

En cuisine, les compétences sont spécialisées. Un commis froid (salades, entrées froides, desserts montés) ne remplace pas un commis chaud (cuissons, sauces) du jour au lendemain.

Le planning doit affecter chaque poste à une personne qualifiée. Si votre chef de partie chaud est absent un samedi soir, vous avez besoin d’un remplaçant qui maîtrise le poste, pas juste d’un corps supplémentaire.

L’équipe de salle

Les rôles de la salle sont les suivants :

• Maître d’hôtel : responsable de l’accueil, de la coordination de la salle et de l’expérience client. Gère les réservations, place les clients, supervise le service
• Chef de rang : responsable d’une section de tables (un « rang »). Prend les commandes, assure le suivi des plats, gère l’addition
• Serveur / commis de salle : assiste le chef de rang. Porte les plats, débarrasse, dresse les tables
• Barman : gère le bar, prépare les cocktails, sert les boissons. Poste clé le soir et pour les apéritifs
• Sommelier : dans les restaurants gastronomiques, conseille les vins et gère la cave

Contrairement à la cuisine, la salle offre plus de flexibilité. Un serveur peut passer du rang au bar si nécessaire. Un commis de salle peut monter en responsabilité sur un service calme.

Cependant, le bar reste un poste à part. Un bon barman connaît ses cocktails, gère le stock de boissons et maîtrise la vitesse de service. Ne placez pas un serveur sans expérience bar derrière le comptoir un vendredi soir.

4. Adapter les effectifs à l’activité

Tout commence par l’analyse de vos besoins en ressources humaines. Ces derniers dépendent de multiples facteurs, tels que vos horaires d’ouverture, votre offre, les attentes de vos clients et votre positionnement.

Pour analyser les besoins en effectifs, regardez les exercices précédents : cela vous donnera une idée de la main d’œuvre nécessaire en fonction du chiffre d’affaires réalisé. Tenez également compte des indicateurs clés comme le taux d’occupation prévisionnel pour l’hôtellerie ou le nombre de couverts moyen.

Ces données, croisées avec vos prévisions de chiffre d’affaires, permettent d’ajuster les effectifs au plus juste pour chaque service.

Commencer par les services les plus chargés

Beaucoup de managers créent le planning en commençant par combler les services du lundi jusqu’au dimanche. Je vous conseille plutôt d’essayer de bâtir votre planning en fonction des plages horaires de travail les plus importantes ou achalandées.

Pour une meilleure gestion de vos plannings de restaurant, commencez d’abord les shifts critiques (déjeuners, dîners, soirées) avant de compléter avec les périodes calmes.

Ainsi, vous serez en mesure de mettre au planning vos salariés les plus expérimentés ou les plus qualifiés. Vous pourrez ainsi mieux balancer les équipes de travail et éviter que vos nouvelles recrues se retrouvent seules lorsque votre restaurant est plein un samedi.

Repères de ratios entre cuisine et salle

Il n’existe pas de ratio universel, mais des repères :

Ces ratios varient selon la carte (une carte courte demande moins de monde en cuisine), le type de service (buffet vs. à l’assiette) et le niveau de finition des plats.

En brasserie, un ratio courant est 1 serveur pour 20 couverts. Dans un restaurant traditionnel avec un service plus poussé, vous pouvez descendre à 1 pour 12 à 15 couverts.

Planifier en miroir

Le déséquilibre entre cuisine et salle est le problème numéro un du planning en restaurant. Trois scénarios courants :

• Trop de salle, pas assez de cuisine : les commandes arrivent vite, mais les plats sortent lentement. Les serveurs attendent au passe. Les clients s’impatientent. Le service s’enlise
• Trop de cuisine, pas assez de salle : les plats sont prêts mais personne ne les emporte. Ils refroidissent au passe. Le chef s’énerve. La qualité se dégrade
• Équilibre en effectif, mais déséquilibre en compétences : 5 personnes en salle, mais que des juniors. 3 en cuisine, mais aucun chef de partie chaud. L’effectif est correct, mais les compétences ne suffisent pas

Le planning doit être construit en miroir : quand vous ajoutez un renfort en salle pour le samedi soir, vérifiez que la cuisine peut suivre. Quand vous renforcez la cuisine pour un événement, assurez-vous que la salle a assez de serveurs pour écouler les plats.

5. Utiliser les compétences et la polyvalence

Connaître les forces et les faiblesses de vos salariés vous permettra de créer des équipes de travail plus efficaces. Ainsi, vous serez en mesure d’assigner les plages horaires de travail selon les compétences, les connaissances et l’expérience de chacun des membres de votre équipe.

Pour ce faire, il est nécessaire que vous mettiez en place des évaluations et des rencontres individuelles régulièrement. N’hésitez surtout pas à prendre des notes à propos de la performance de vos salariés.

Consigner le tout dans leur dossier du personnel afin d’y avoir facilement accès. Non seulement faire des évaluations et des suivis vous permettra de créer des plannings plus équilibrés, mais ces pratiques contribuent aussi à améliorer la satisfaction des salariés et réduire le taux de roulement.

Créer une matrice de compétences en cuisine

Créez une matrice qui liste chaque membre de la brigade et ses compétences par poste :

• Poste chaud : niveau 1 (débutant), 2 (autonome), 3 (expert)
• Poste froid : idem
• Pâtisserie : idem
• Plonge : opérationnel oui/non

Cette matrice permet de vérifier que chaque service a au moins un profil de niveau 2 ou 3 par poste critique. Elle identifie aussi les besoins de formation : si un seul cuisinier maîtrise le poste chaud, c’est un risque opérationnel.

Créer une matrice de compétences en salle

La même approche peut être appliquée à la salle :

• Service au rang : niveau 1 à 3
• Bar/cocktails : niveau 1 à 3
• Caisse/addition : opérationnel oui/non
• Sommellerie : opérationnel oui/non
• Langues (dans les zones touristiques) : EN, NL, DE, etc.

Il est important de bien définir vos postes puisque la répartition des missions ne sera pas la même si vous avez des employés polyvalents.

Pour gagner en souplesse, le développement de compétences complémentaires ou polyvalentes via la formation continue de vos équipes ou par la pratique, comme un serveur capable d’aider en cuisine ou au bar, vous offre une flexibilité précieuse en cas d’imprévus.

Un serveur peut aider en cuisine, un commis peut faire la plonge, etc. Cela réduit les trous dans les plannings et permet de réagir rapidement en cas de besoins.

6. Prendre en compte les préférences et les disponibilités

Demandez à vos salariés de vous fournir leur préférence par rapport à leur planning. Par exemple, un de vos salariés à temps plein est techniquement disponible en tout temps, mais il aime vraiment mieux travailler tôt et finir tôt.

Si vous êtes en mesure de lui assigner plus de services du matin, pourquoi ne pas le faire ? Ainsi, vous démontrez que vous avez à cœur le bien-être de vos salariés et vous réduirez aussi les retards et l’absentéisme au sein de votre établissement de restauration.

Un salarié insatisfait de son planning aura tendance à être en retard, carrément absent ou à ne faire que le minimum pendant son service. Prenez en compte l’opinion de vos salariés lorsque vient le temps de faire les plannings.

Rien de pire pour un salarié que d’être ajouter au planning alors qu’il n’est pas disponible. Ces erreurs courantes peuvent générer énormément de frustration chez les salariés, surtout si elles surviennent fréquemment.

Assurez-vous de bien respecter les disponibilités des membres de votre équipe et n’oubliez pas de les mettre à jour lorsqu’ils vous les envoient. Utilisez un formulaire de disponibilité pour faciliter votre gestion.

Pour les contrats de moins de 24h par semaine, les horaires doivent être regroupés, vous ne pouvez pas étaler ces heures sur toute la semaine.

7. Répartir équitablement les services difficiles

Évitez que ce soit toujours les mêmes employés qui aient les créneaux difficiles du soir ou du week-end. Assurez la rotation des équipes pour donner à chacun des opportunités équitables (astuces, expérience, motivation).

En faisant tourner les équipes pour que personne n’ait toujours les pires créneaux. Proposer la rotation entre jour/soir, semaine/week-end et recueillir les préférences de vos talents dès le recrutement est clé.

Veillez à ce que chacun ait des créneaux variés sur le mois. La rotation permet aussi à tous les membres de l’équipe de développer leur polyvalence et de se familiariser avec l’ouverture, la mise en place, le service du midi, le service du soir et la fermeture.

8. Respecter la réglementation et les temps de repos

La création d’un planning restaurant exige le respect strict de la convention collective HCR et du Code du travail.

Selon la Convention Collective du secteur HCR (avenant de 2007), le temps de travail dans la restauration est de 35 heures par semaine, extensible à 39 heures. Dans ce cas, les 4 heures supplémentaires sont rémunérées avec une majoration de 10%.

Un salarié ne peut pas travailler plus de 10 heures par jour, plus de 48 heures par semaine, ni plus de 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines consécutives. L’amplitude horaire de travail maximale est de 13 heures.

Cette amplitude représente la durée entre le début et la fin de la journée de travail. Il faut distinguer l’amplitude horaire du temps de travail effectif : l’amplitude inclut les coupures, contrairement au temps de travail effectif.

Repos quotidien et repos hebdomadaire

Le temps de repos quotidien ne doit pas être inférieur à 11 heures consécutives. Exemple concret : si un salarié termine son service à 23h, il ne peut pas reprendre le travail avant 10h le lendemain matin.

Évitez de mettre au planning de vos salariés une fermeture de restaurant suivi le lendemain de l’ouverture. Cela ne leur donne pas assez de temps de repos.

L’article 21 de la convention collective des CHR du 30 avril 1997 prévoit que tout salarié bénéficie de deux jours de repos hebdomadaire. Ils ne sont pas nécessairement consécutifs et peuvent se décomposer en un jour et deux demi-journées, non consécutives également.

Ce texte rappelle que lorsque l’employeur donne un jour de repos isolé, il doit faire attention à ce que le salarié ait bien droit à un repos de 35 heures consécutives au minimum entre les deux journées travaillées.

Essayez aussi toujours d’offrir deux jours de congés consécutifs aux membres de votre équipe pour leur permettre de vraiment se reposer.

Pauses obligatoires

La pause est obligatoire dès qu’un salarié travaille 6 heures consécutives. Sa durée minimale est de 20 minutes.

En revanche, si la demi-journée de travail excède 6 heures, vous devrez lui accorder 20 minutes de pause obligatoire au milieu du service.

Les temps de pause s’adaptent au flux de clientèle, mais leur durée doit être prévue et suivie dans l’organisation du service.

Amplitude et travail en coupures

Pour un salarié à temps plein (35 heures minimum par semaine), ni le Code du travail ni la convention HCR ne fixent de durée maximale spécifique pour les coupures.

Toutefois, la durée des coupures est encadrée indirectement par :

• L’amplitude journalière maximale de 13 heures
• Le respect du temps de repos minimum de 11 heures entre deux journées

Exemple chiffré : Restaurant ouvert 11h-14h et 18h-23h. Un serveur travaille de 10h30 à 14h30 puis de 17h30 à 23h30. Amplitude totale : 13 heures (10h30-23h30). Coupure : 3 heures (14h30-17h30).

Ce planning respecte la limite d’amplitude de 13h et permet un repos de 11h avant la reprise à 10h30 le lendemain.

Le travail en coupures est très répandu dans l’hôtellerie-restauration. Les salariés travaillent pendant les horaires d’ouverture du restaurant et les heures de services du midi et du soir.

Heures supplémentaires et travail de nuit

Notez systématiquement toutes les heures supplémentaires effectuées. Une bonne traçabilité évite les litiges et facilite la gestion de la paie.

Si des heures sont effectuées en plus de celles déjà planifiées, elles sont majorées. Ce sont des heures supplémentaires qui doivent être rémunérées en conséquence.

Le salarié est considéré comme travailleur de nuit s’il effectue deux fois par semaine au moins 3 heures de son travail effectif quotidien après 22 heures.

9. Prévoir des horaires réalistes

Les temps de mise en place et de nettoyage sont souvent compressés pour « faire tenir » le planning, mais ce sont des moments clés du service.

Les raccourcir entraîne :

• des retards en cuisine ou en salle,
• une équipe sous pression dès l’ouverture,
• une qualité de service inégale.

Prévoyez explicitement ces temps dans le planning, et ajustez selon le niveau d’activité prévu.

En restauration, il vaut mieux privilégier des shifts de 6-8 heures : c’est plus rentable pour l’employé, moins fatigant, plus stable. Les mini-shifts (2-4 h) sont souvent peu motivants.

10. Exemple de planning pour une brasserie

Le planning continu

Ce fonctionnement repose sur deux équipes qui se relaient sans coupure prolongée, idéal pour les brasseries avec un flux régulier toute la journée.

Sur cet exemple de planning, la répartition est fluide : une équipe couvre la journée, l’autre prend le relais le soir. Le commis assure un support continu le matin, ce qui évite un trou dans la production.

Attention toutefois aux temps de repos : la plonge et le chef de rang ont une amplitude importante, qu’il faut vérifier au regard du cadre légal. Le modèle fonctionne bien pour les volumes réguliers, mais nécessite une bonne anticipation pour les pics d’activité.

Horaires types en cuisine

• Mise en place du midi : 8h-9h (le chef et les commis arrivent pour préparer)
• Service du midi : 11h30-14h30 (envois)
• Coupure : 14h30-17h30 (ou préparation du soir pour le chef et un commis)
• Mise en place du soir : 17h30-18h30
• Service du soir : 18h30-22h30 (envois)
• Nettoyage : 22h30-23h30

Soit une amplitude de 8h à 23h30 pour une journée en coupure. Le planning doit vérifier que cette amplitude reste dans les limites légales de la convention collective HCR (IDCC 1979).

Horaires types en salle

• Préparation du midi : 10h30-11h (dressage des tables, briefing)
• Service du midi : 11h30-14h30
• Clôture midi : 14h30-15h (additions, nettoyage)
• Coupure : 15h-18h
• Préparation du soir : 18h-18h30 (redressage, briefing)
• Service du soir : 18h30-22h30 (23h-23h30 le week-end)
• Clôture soir : clôture caisse, nettoyage, fermeture

11. Exemple de planning pour un restaurant traditionnel

Ce format est courant dans les restaurants gastronomiques ou traditionnels. Il repose sur un service midi, une coupure, puis un service soir.

La coupure centrale est de 3h30 à 4h, un standard fréquent permettant de respecter l’équilibre entre repos et amplitude. Les amplitudes doivent être surveillées : certains postes dépassent 9h par jour, ce qui impose des temps de repos stricts avant le lendemain.

Ce type de planning est efficace pour maintenir une équipe stable entre les deux services, mais attention aux risques de fatigue sur les longues amplitudes.

12. Exemple de planning pour un vendredi soir à 80 couverts

Le contexte

Restaurant de 60 places assises, carte de 6 entrées, 8 plats, 5 desserts. Vendredi soir : 80 couverts (deux services avec rotation de tables). Bar actif avec cocktails.

Le planning cuisine

• Chef de cuisine : 16h-23h30 (mise en place + service + supervision)
• Sous-chef : 16h-23h30 (poste chaud)
• Commis chaud : 16h-23h (renfort poste chaud)
• Commis froid : 16h-22h30 (entrées + desserts)
• Plongeur : 17h-00h (monte en charge progressive + nettoyage fin de service)

Total cuisine : 5 personnes.

Le planning salle

• Maître d’hôtel : 17h30-23h30 (accueil, coordination, clôture)
• Chef de rang 1 : 17h30-23h30 (section gauche, 20 couverts)
• Chef de rang 2 : 17h30-23h30 (section droite, 20 couverts)
• Serveur extra : 18h-23h (renfort, runner entre passe et salle)
• Barman : 17h-00h (apéritifs + cocktails + clôture bar)
• Commis de salle extra : 18h-22h30 (débarrassage, dressage entre les deux services de table)

Total salle : 6 personnes (dont 2 extras).

Ratio cuisine/salle : 5/6. Équilibre pour un service de 80 couverts avec bar actif. Les extras sont en salle (plus facile à intégrer). La cuisine est couverte par l’équipe fixe expérimentée.

13. Gérer les extras et les remplacements

En plus des employés permanents, pensez à avoir une liste de prestataires extras à solliciter pour faire face au turn-over et pour effectuer d’éventuels remplacements en urgence, de manière ponctuelle.

Les extras en cuisine sont plus difficiles à trouver que les extras en salle. Un extra cuisine doit maîtriser les bases (hygiène, découpe, cuisson) et s’adapter rapidement à une brigade qu’il ne connaît pas.

Le pool d’extras cuisine doit être constitué avec soin : identifiez des profils fiables et formez-les à vos standards. Les postes les plus facilement couverts par des extras en cuisine sont la plonge, l’aide de préparation et le poste froid.

Les postes chauds et la pâtisserie sont rarement confiés à des extras sauf s’ils sont très expérimentés.

Les extras en salle sont plus faciles à intégrer. Un serveur extra avec de l’expérience peut être opérationnel après un briefing de 15 minutes (plan de salle, carte, procédure d’addition).

Les postes les plus souvent couverts par des extras sont le commis de salle, le serveur de rang secondaire et le runner (qui fait la liaison entre cuisine et salle).

Permettre les échanges de shifts

Pour vous sauver plusieurs heures de gestion, permettez à vos salariés qui occupent les mêmes postes d’échanger leur plage horaire de travail s’ils en ont besoin.

Ainsi, vous éviterez d’avoir à trouver vous-même un remplaçant si l’un d’eux a un empêchement. Cette pratique de gestion les rendra aussi beaucoup plus responsables par rapport à leur temps.

Évidemment, vous pouvez mettre certaines limites aux échanges. Par exemple, un salarié avec beaucoup d’expérience ne peut pas échanger un service avec une nouvelle recrue.

Le plus important est que vos salariés vous avisent des échanges et qu’ils ne tiennent rien pour acquis tant que vous ne l’avez pas accepté.

Prévoir un pool de remplaçants

Prévoir des procédures de “shift swapping” ou un pool de “on-call” / remplaçants, pour gérer les absences de dernière minute sans désorganiser le service.

Plutôt que d’essayer de lutter contre ces petits pépins, munissez-vous plutôt d’outils efficaces pour trouver des solutions rapidement.

14. Communiquer efficacement avec les équipes

Publier le planning à l’avance

Vos salariés ont une vie à l’extérieur de leur boulot. Pour qu’ils puissent la vivre pleinement, partagez le planning dès que vous le pouvez.

Idéalement, vos salariés devraient avoir leur planning au moins 2 semaines à l’avance. Cela leur permettra d’organiser leurs activités personnelles en fonction de leur planning. Et vous aurez plus de temps pour trouver des remplaçants si jamais un de vos salariés est finalement indisponible.

Il est préférable d’élaborer les plannings bien à l’avance et d’éviter les modifications de dernière minute, pour permettre à chacun de s’organiser et prévenir les tensions dans l’équipe.

Respecter les règles de diffusion

Oui, l’affichage du planning est une obligation légale. En tant qu’employeur, vous devez afficher les plannings de vos salariés sur chaque lieu de travail concerné.

Selon la situation de l’entreprise, le délai d’information peut dépendre de l’aménagement du temps de travail et des dispositions applicables. Le planning doit contenir les heures auxquelles les salariés commencent à travailler, les heures auxquelles les salariés finissent de travailler et les temps de repos.

En cas de modification du calendrier, les salariés doivent en être informés 8 jours avant. Ce délai peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles.

Rendre le planning accessible

Vos salariés ne devraient pas avoir à se déplacer pour prendre connaissance de leur planning. Ils devraient pouvoir consulter leur planning n’importe où, n’importe quand.

Que vous choisissiez d’envoyer le planning par courriel, avec votre logiciel de gestion de plannings ou d’une tout autre manière, essayez de le faire toujours au même moment.

De cette manière, vos salariés auront une idée du moment auquel ils auront accès à leur nouveau planning.

Une autre bonne pratique consiste à publier le planning à une date fixe chaque semaine ou mois au moins 8 jours à l’avance : ce délai permet aux salariés de s’organiser pour leur vie personnelle et renforce la stabilité de l’équipe.

Il faut mettre ce planning à disposition de chacun via un support clair (logiciel, tableau partagé, mail, appli, PDF…) pour que chacun puisse le consulter facilement.

Un tableau papier isolé peut ne pas être vu et peut difficilement être mis à jour.

Centraliser les communications

Pour éviter les erreurs, regroupez toutes les communications concernant le planning à un seul endroit. Fini les notes sur les bouts de papier, les textos, les messages vocaux.

Choisissez une seule façon de faire. La communication centralisée limite les oublis, facilite le suivi des demandes et évite que plusieurs versions du planning circulent simultanément.

Organiser les briefings

Avant chaque service, réunissez les deux équipes pour un briefing de 5 à 10 minutes. Le chef présente les plats du jour, les ruptures éventuelles et les allergènes.

Le maître d’hôtel présente les réservations, les tables spéciales et les demandes particulières. Ce moment de coordination est court mais essentiel.

Le passe, la zone entre cuisine et salle où les plats sont posés pour le service, est le point de contact entre les deux équipes. La coordination au passe détermine la fluidité du service.

Si le planning est bien fait, il y a toujours quelqu’un au passe côté cuisine (généralement le chef ou le sous-chef qui « envoie ») et un runner ou chef de rang côté salle.

Après le service, un débriefing rapide entre le chef et le responsable de salle permet d’identifier les dysfonctionnements : plats sortis en retard, ruptures en cours de service, problèmes de coordination.

Ces retours alimentent l’ajustement du planning de la semaine suivante.

15. Gérer les congés, les absences et les demandes off

Dès que vous le pouvez, acceptez les demandes de congé de vos salariés. Cela permet d’augmenter leur rétention et leur satisfaction.

De plus, à moins que trop de salariés souhaitent avoir les mêmes jours de vacances, il est souvent possible d’organiser le planning afin qu’un salarié puisse s’absenter.

Pour s’assurer d’une distribution équitable des vacances, mettez en place une politique de vacances dans votre restaurant. Ainsi, vos salariés seront clairement à quoi s’attendre et vous serez en mesure de bien justifier vos décisions.

Demandez aussi à vos salariés de faire leur demande le plus rapidement possible, ou au moins 2 semaines à l’avance pour vous permettre d’ajuster le planning en conséquence.

Définir la procédure (canal de demande et de communication), le préavis, le nombre maximum de personnes ayant congé en même temps, etc. Cela évite chaos et frustrations.

Intégrez dans votre planning les congés prévisionnels de vos employés.

16. Modifier un planning avec méthode

Vos plannings ne devraient pas être coulés dans le béton, comme on dit « life happens ». Il arrivera toujours une situation imprévue qui viendra modifier le planning de travail.

Si vous devez modifier le planning d’un salarié et que vous n’avez pas mis en place d’aménagement du temps de travail spécifique, faites-le idéalement au moins 8 jours à l’avance.

En revanche, si vous modifiez le planning moins de 8 jours à l’avance, le salarié peut légitimement refuser cette modification.

Malgré la meilleure planification, des imprévus surviennent : un salarié malade, un événement exceptionnel, un afflux inattendu de clients.

Dans ces cas, modifiez l’horaire ou le poste directement dans le planning et informez rapidement le salarié concerné. L’historique des modifications doit être conservé pour assurer la traçabilité.

Un salarié vous écrit pour vous dire qu’il y a une erreur dans le planning. Vous la corrigez le plus rapidement et publiez le nouveau planning dans votre logiciel de gestion de plannings.

Ainsi, seuls les salariés concernés reçoivent une notification et le reste de l’équipe a encore accès à la bonne version. Ça évite énormément de confusion.

17. Utiliser les données pour ajuster le staffing

Pour être certain de ne pas être short staff ou planifier trop de salariés au planning, jetez un coup d’œil aux données récoltées par vos différents outils.

Analysez les ventes enregistrées dans votre système POS pour déterminer l’achalandage du restaurant, prenez en compte le nombre de réservations déjà prises et, lorsque pertinent, des facteurs externes comme la météo, puis gardez un œil sur votre coût du travail à l’aide de votre logiciel de gestion des plannings.

Votre instinct peut parfois se tromper donc il est bien de vous appuyer sur des données plus tangibles pour prendre certaines décisions.

En anticipant au mieux la demande (pics, saison, affluence) sur vos historiques de flux (fréquentation, ventes, nombres de couverts) et vos rushs plus compliqués, vous pourrez planifier davantage de personnel ou d’extras aux heures de pointe, week-ends, services spéciaux ou événements.

Suivre les indicateurs clés

Analysez les performances du staffing pour ajuster vos plannings, anticiper les périodes creuses ou chargées, et mieux équilibrer les coûts et la satisfaction du personnel et des clients.

• coût main-d’œuvre,
• productivité,
• taux d’occupation,
• turnover,
• absentéisme.

Il est recommandé de revoir la stratégie de planning de personnel tous les 2-3 mois minimum, pour ajuster selon l’évolution de l’activité, le turnover et le feedback de votre personnel, et plus régulièrement quand on arrive en période de haute saison ou de pics de fréquentation.

18. Choisir entre Excel et un logiciel de planning

Le bon outil dépend de la taille de votre équipe et de la complexité de vos horaires.

Excel : une solution simple mais limitée

Excel reste largement utilisé, notamment pour les restaurants de moins de 10 salariés, les plannings peu variables et les équipes sans coupures multiples.

Mais il présente des limites importantes :

• forte dépendance à la saisie manuelle,
• risque élevé d’erreurs (repos non respectés, doublons, mauvaises formules),
• perte de temps pour les ajustements hebdomadaires.

Si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion, vous pouvez créer le planning sur un tableau de bord tel qu’Excel. Pensez à imprimer et à déterminer une zone d’affichage unique pour cet emploi du temps dans le local pour qu’il soit facilement visible par le personnel.

Logiciel de planning

Un outil dédié devient incontournable quand l’équipe dépasse 10 salariés, quand les horaires incluent des rotations, des extras ou des coupures, ou quand la conformité légale est difficile à garantir manuellement.

Les avantages de ce type de logiciel spécialisé sont l’automatisation des calculs, les alertes en cas de non-respect du droit du travail, la communication instantanée avec l’équipe et la visibilité en temps réel sur la masse salariale.

Un bon logiciel de gestion des salariés permet de :

• Mieux gérer les plannings de travail;
• Suivre les heures de travail avec exactitude;
• Communiquer facilement avec votre équipe;
• Rassembler vos dossiers du personnel;
• Centraliser votre gestion des RH.

Ainsi, vous pouvez personnaliser votre planning de travail pour vous assurer de respecter les lois en place, publier des plages horaires ouvertes pour combler des plages horaires facilement, ou même recevoir les nouvelles disponibilités de vos salariés.

Utiliser un logiciel spécialisé pour vos besoins de gestion vous permettra de gagner énormément de temps et de pouvoir vous concentrer sur d’autres tâches importantes comme le recrutement ou la formation des membres de votre équipe.

19. Utiliser un outil de planification adapté

Grâce à un logiciel de gestion de planning du personnel, vous pourrez gérer vos plannings en toute simplicité, planifier la répartition des tâches et l’organisation des tranches horaires.

Depuis cet outil collaboratif intuitif, chaque employé pourra ajouter des demandes de remplacements, de congés ou d’absences en quelques clics, et vous en serez notifié en temps réel par des alertes.

Tout cela passe par un affichage du planning et une mise à disposition d’une feuille de pointage que vous pouvez automatiser avec un logiciel GTA comme Combo. Il permet de gérer vos équipes, préparer les éléments de paie et assurer la gestion des congés, en remplacement d’un tableau Excel.

Les fonctionnalités utiles comprennent la gestion des congés et des absences, la modification immédiate et synchronisée de l’agenda, la consultation en ligne accessible à tous, l’exportation automatique des données de paie et la pointeuse mobile utilisable depuis smartphone ou tablette.

Structurer les postes

Une fois vos postes identifiés, vous pouvez les organiser en créant des étiquettes personnalisées pour chaque fonction : « Serveur matin », « Chef de rang », « Plongeur soir », etc.

Ces étiquettes vous permettent ensuite de filtrer rapidement votre planning et d’identifier en un coup d’œil qui occupe quel poste à quel moment.

Lors de la création du profil de chaque salarié, vous pouvez lui attribuer une ou plusieurs étiquettes selon ses compétences. Cela facilite grandement l’affectation des missions et la visualisation de vos équipes par poste.

Contrôler les règles du planning

Vérifier manuellement chacune de ces règles pour chaque salarié représente un travail considérable et source d’erreurs.

Un système d’alertes intelligent peut sécuriser votre planning en temps réel. Si vous tentez de planifier un serveur 11 heures de travail alors qu’il est déjà à 40h dans la semaine, ou si vous ne respectez pas les 11h de repos entre deux shifts, une alerte visuelle apparaît immédiatement pour vous prévenir du non-respect de la réglementation.

Vous pouvez ainsi corriger le planning avant publication. Le bénéfice est de créer votre planning en vous concentrant sur l’organisation de votre service, tandis que l’outil veille au respect de la conformité légale.

Analyser la rentabilité

Au-delà de la conformité légale, un bon planning doit aussi être économiquement viable. Combien vous coûte réellement votre planning hebdomadaire ? Êtes-vous en sureffectif sur certaines plages horaires ?

Le tableau d’analyse du planning vous permet de visualiser en temps réel :

• Le nombre total d’heures planifiées
• Le coût salarial prévisionnel du planning
• La répartition des heures par poste et par jour
• Les heures supplémentaires anticipées

Cet outil vous aide à optimiser votre masse salariale en identifiant les déséquilibres : trop de personnel en heures creuses, sous-effectif en rush.

Vous pouvez ainsi ajuster votre planning avant publication pour trouver le juste équilibre entre qualité de service et rentabilité.

20. Éviter les erreurs les plus fréquentes

Pour assurer un planning restauration efficace et conforme, évitez ces erreurs courantes :

• Oublier l’affichage anticipé : risque de contentieux prud’homal et d’amende pour l’employeur
• Sous-estimer le temps de repos quotidien de 11h : source de conflits sociaux et de non-conformité légale
• Confondre heures travaillées et amplitude horaire : l’amplitude inclut les coupures, contrairement au temps de travail effectif
• Ne pas documenter les heures supplémentaires : problèmes lors du calcul de la paie et risques de litiges
• Modifier le planning sans concertation : démotivation de l’équipe et turn-over accru
• Négliger l’équilibre vie pro/vie perso : baisse de performance et augmentation des absences

Les cinq erreurs opérationnelles à surveiller

1. Sous-estimer le temps de mise en place et de nettoyage. Ces temps sont souvent compressés pour « faire tenir » le planning, mais ce sont des moments clés du service.
2. Ignorer les temps de repos obligatoires. Vérifiez systématiquement les amplitudes, surtout lors des coupures et des remplacements de dernière minute.
3. Travailler en planning de dernière minute. Un planning communiqué trop tard est l’une des principales causes de turnover dans la restauration.
4. Ne pas anticiper les congés et les absences. Suivez une vision mensuelle ou hebdomadaire des absences et prévoyez systématiquement une marge de manœuvre pour les périodes de forte activité.
5. Oublier l’équité dans la répartition des shifts. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe bénéficie d’une alternance équilibrée entre les ouvertures et fermetures, les services du week-end, les périodes hautes et plus calmes.

21. Formats de modèles de planning à utiliser

Modèle de planning hebdomadaire

Ce modèle de planning de travail hebdomadaire simple comprend une colonne pour les noms et les affectations des employés, suivie de colonnes pour chaque jour de la semaine, y compris les week-ends.

En haut, indiquez le service concerné par le planning, et personnalisez la semaine pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Modèle de planning bihebdomadaire

Ce modèle de planning de travail bihebdomadaire vous permet de planifier et d’afficher deux semaines complètes, y compris les week-ends.

Les jours sont divisés en segments horaires de 7 h à 18 h. Ce modèle peut être personnalisé en changeant les dates ou les intervalles de temps, et peut être imprimé en tant que document vierge si vous avez besoin d’un planning pouvant être rempli à la main.

Modèle pour petites équipes

Conçu pour les établissements avec une équipe réduite, ce modèle contient des colonnes claires par poste, un calcul automatique des heures travaillées et une vue simple des présences pour chaque service.

Modèle avancé

Ce fichier s’adresse aux restaurants ayant plusieurs postes (cuisine, salle, bar, plonge…), des horaires en continu et en coupure, et besoin de vérifier le respect des temps de repos et des durées maximales.

Planning prêt à imprimer

Pensé pour l’affichage en salle de pause ou en cuisine, ce modèle est vierge, lisible et conforme aux exigences réglementaires pour l’affichage du planning.

Planning en rotation

Un planning tournant peut rendre plus difficile l’organisation et son maintien. Un modèle de planning pour le travail en rotation affiche le planning hebdomadaire pour chaque mois.

Il comprend chaque mois de l’année, ce qui permet de voir le calendrier annuel du travail en rotation.

Utiliser un code visuel

Faîtes en sorte d’avoir un planning facile à comprendre, en utilisant un code couleur pour différencier vos employés par exemple.

Une présentation lisible aide les équipes à repérer rapidement les postes, les horaires, les coupures, les jours de repos et les éventuelles notes de service.

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